Polityka Ochrony Danych Osobowych

Strefa Harmonii Maria Chełkowska-Zacharewicz

 

§ 1

Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w gabinecie psychologicznym i psychoterapeutycznym: Strefa Harmonii Maria Chełkowska-Zacharewicz (dalej oznaczanego także jako: „gabinet Psychologa i Psychoterapeuty” lub w skrócie „Psycholog i Psychoterapeuta”).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 2

Polityka zawiera:

1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty,
2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

§ 3

Psycholog i Psychoterapeuta jest odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki. Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia ponadto zgodność postępowania współpracowników Psychoterapeuty z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Psychologa i Psychoterapeutę w niezbędnym zakresie, np. w ramach współpracy z biurem rachunkowym.

§ 4

SKRÓTY I DEFINICJE 

Polityka – oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO – oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1). 

Dane – oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane szczególnych kategorii – oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne – oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci – oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba – oznacza osobę, której dane dotyczą w szczególności klient/pacjent Psychologa i Psychoterapeuty, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający – oznacza organizację lub osobę, której Psycholog i Psychoterapeuta powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość). Profilowanie – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych – oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor – oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

§ 5

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W GABINECIE PSYCHOLOGA I PSYCHOTERAPEUTY

ZASADY OGÓLNE 

1. Ochrona danych osobowych w gabinecie Psychoterapeuty opiera się o reguły:\
   1. legalności – Psycholog i Psychoterapeuta dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem. 
   2. bezpieczeństwa – Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stałe działania w tym zakresie.
   3. poszanowania praw jednostki – Psycholog i Psychoterapeuta umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
   4. rozliczalności – Psycholog i Psychoterapeuta dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z wytycznymi RODO.
2. Psycholog i Psychoterapeuta przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
   1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
   2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
   3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
   4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
   5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność); 
   6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
   7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
   8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
3. System ochrony danych osobowych w gabinecie Psychoterapeuty składa się z następujących elementów:
   1. przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych;
   2. przypadków przetwarzania danych osób, których Psycholog i Psychoterapeuta nie identyfikuje (tzw. dane niezidentyfikowane);
   3. przypadków przetwarzania danych dzieci;
   4. profilowania;
   5. współadministrowania danymi.
   1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
   2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Psycholog i Psychoterapeuta przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Psychologa i Psychoterapeuty.
   1. obowiązki informacyjne, gdyż Psycholog i Psychoterapeuta przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
   2. możliwość wykonania żądań prawem wymaganych, gdyż Psycholog i Psychoterapeuta weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich dalszych przetwarzających;
   3. obsługa żądań, gdyż Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane; 
   4. zawiadamianie o naruszeniach, gdyż Psycholog i Psychoterapeuta stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
   1. zasady zarządzania adekwatnością danych;
   2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
   3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
   1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
   2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
   3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
   4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
   5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych, w tym zarządza incydentami.
   1. Inwentaryzacji danych, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (tzw. inwentaryzacja), w tym:
   2. Rejestru, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty (tzw. Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w gabinecie Psychoterapeuty. 
   3. Podstaw prawnych działania, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
   4. Obsługi praw jednostki, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym
   5. Minimalizacja, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (tzw. privacy by default), a w tym:
   6. Odpowiedni poziom bezpieczeństwa, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
   7. Odpowiedni poziom doboru podmiotów przetwarzających, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Psychologa i Psychoterapeuty, a także wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), jak również zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
   8. Dbanie o odpowiedni eksport danych, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta posiada zasady weryfikacji, czy Psycholog i Psychoterapeuta nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
   9. Troska o tzw. privacy by design, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
   10. Dbanie o bezpieczne przetwarzanie transgraniczne, przez co należy rozumieć że Psycholog i Psychoterapeuta posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO dla takich przypadków.

§ 6

INWENTARYZACJA

1. Dane szczególnych kategorii i dane karne – tutaj Psycholog i Psychoterapeuta identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych Psycholog i Psychoterapeuta postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
2. Dane niezidentyfikowane – tutaj Psycholog i Psychoterapeuta identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
3. Profilowanie – tutaj Psycholog i Psychoterapeuta identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych, i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Psycholog i Psychoterapeuta postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
4. Współadministrowanie – tutaj Psycholog i Psychoterapeuta każdorazowo identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

§ 7

REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH

1. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (w skrócie oznaczany także jako: „Rejestr” lub „RCPD”) stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
2. Psycholog i Psychoterapeuta prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Psychologowi i Psychoterapeucie rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Psycholog i Psychoterapeuta uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Psycholog i Psychoterapeuta odnotowuje co najmniej:
   1. nazwę czynności,
   2. cel przetwarzania,
   3. opis kategorii osób,
   4. opis kategorii danych,
   5. podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Psychologa i Psychoterapeuty, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
   6. sposób zbierania danych,
   7. opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),
   8. informację o przekazaniu poza EU/EOG; 
   9. ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych. 
5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Polityki, jako „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Psycholog i Psychoterapeuta rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

§ 8

PODSTAWY PRZETWARZANIA

1. Psycholog i Psychoterapeuta dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną: zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Psychologa i Psychoterapeuty, Psycholog i Psychoterapeuta dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Na przykład dla przesłanki „zgody”, wskazując jej zakres, a gdy podstawą jest „prawo” wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. zawartą umowę, porozumienie administracyjne, a gdy powołuje się na tzw. „żywotne interesy” wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, a powołując się na tzw. „uzasadniony cel” wskazując konkretny cel, np. marketing własny, czy dochodzenie roszczeń.
3. Psycholog i Psychoterapeuta wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość np. poprzez email, telefon, wiadomości sms, oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności jako choćby wniesiony sprzeciw co do przetwarzania.

§ 9

SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI

1. Psycholog i Psychoterapeuta dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
2. Psycholog i Psychoterapeuta dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
3. Psycholog i Psychoterapeuta wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
4. W celu realizacji praw jednostki Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Psychologa i Psychoterapeutę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
5. Psycholog i Psychoterapeuta dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

§ 10

WYKONYWANE OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

1. Psycholog i Psychoterapeuta określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
2. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
3. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
4. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
5. Psycholog i Psychoterapeuta określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe, np. tabliczka z adnotacją o objęciu danego obszaru monitoringiem wizyjnym.
6. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
7. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
8. Psycholog i Psychoterapeuta informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych, chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe.
9. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10. Psycholog i Psychoterapeuta bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

§ 11

SPOSOBY REAGOWANIA NA ŻĄDANIA OSÓB

1. Prawa „osób trzecich”, w tym przypadku, realizując prawa osób, których dane dotyczą, Psycholog i Psychoterapeuta wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Psycholog i Psychoterapeuta może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
2. „Nieprzetwarzanie”, w tym przypadku, Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
3. „Odmowa”, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych. Żądanie „dostępu do danych” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Psycholog i Psychoterapeuta nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
4. Żądanie „kopii danych” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Psycholog i Psychoterapeuta wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
5. Żądanie „sprostowania danych” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie właściwej osoby. Psycholog i Psychoterapeuta ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
6. Żądanie „uzupełnienia danych” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Psycholog i Psychoterapeuta ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych, np. Psycholog i Psychoterapeuta nie musi przetwarzać danych, które są Psycholog i Psychoterapeuta zbędne). Psycholog i Psychoterapeuta może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnionych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Psychologa i Psychoterapeutę procedur, np. co do pozyskiwania takich danych, bądź niewystarczające z uwagi na przepisy prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
7. Żądanie „usunięcia danych” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta usuwa dane, gdy:
   1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach, 
   2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
   3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych, 
   4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, 
   5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
   6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku, np. udział w konkursie na stronie internetowej.

Psycholog i Psychoterapeuta określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki przewidziane w art. 17 ust. 3 RODO. W razie gdy dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Psychologa i Psychoterapeutę, Psycholog i Psychoterapeuta podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

8. Żądanie „ograniczenia przetwarzania” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psychoterapeuta dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na wniosek osoby, gdy:

1. 1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
   2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
   3. Psycholog i Psychoterapeuta nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
   4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Psychologa i Psychoterapeuty zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Psycholog i Psychoterapeuta przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich, czyli ani ich nie wykorzystuje, ani ich nie przekazuje, bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Psycholog i Psychoterapeuta informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

9. Żądanie „przenoszenia danych” zgłoszone przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psychoterapeuta wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Psychologowi i Psychoterapeucie, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Psychoterapeuty.

10. Zgłoszenie „sprzeciwu w szczególnej sytuacji” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku jeżeli osoba zgłosi umotywowany, jej szczególną sytuacją, sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Psychologa i Psychoterapeutę w oparciu o uzasadniony interes Psychologa i Psychoterapeuty lub w oparciu o powierzone Psychologowi i Psychoterapeucie zadanie w interesie publicznym, Psycholog i Psychoterapeuta uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Psychologa i Psychoterapeuty ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zgłoszenie „sprzeciwu przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku jeżeli Psycholog i Psychoterapeuta prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, a osoba wniesie umotywowany, jej szczególną sytuacją, sprzeciw względem takiego przetwarzania, wówczas Psycholog i Psychoterapeuta uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

11. Zgłoszenie „sprzeciwu względem marketingu bezpośredniego” przez osobę której dane dotyczą, w tym przypadku Psycholog i Psychoterapeuta uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

12. Jeżeli Psycholog i Psychoterapeuta przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji wynikłych po stronie Psychologa i Psychoterapeuty, chyba że taka automatyczna decyzja:

1. 1. jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Psychologiem i Psychoterapeutą,
   2. jest wprost dozwolona przepisami prawa,
   3. opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.

§ 12

MINIMALIZACJA PRZETWARZANIA DANYCH

1. Psycholog i Psychoterapeuta dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: adekwatności danych do celów przetwarzania, w tym pod kątem ich ilości i zakresu, jak również pod kątem dostępu do danych, a także czasu przechowywania danych.
2. „Minimalizacja zakresu” oznacza, że Psycholog i Psychoterapeuta zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Psycholog i Psychoterapeuta dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Psycholog i Psychoterapeuta przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą, tzw. privacy by design.
3. „Minimalizacja dostępu” oznacza, że Psycholog i Psychoterapeuta stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Psycholog i Psychoterapeuta stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Psycholog i Psychoterapeuta dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Psycholog i Psychoterapeuta dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Psychologa i Psychoterapeuty.
4. „Minimalizacja czasu” oznacza, że Psycholog i Psychoterapeuta wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów produkcyjnych Psychologa i Psychoterapeuty, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Psychologa i Psychoterapeutę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

§ 13

BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA DANYCH

1. Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Psychologa i Psychoterapeutę.
2. Psycholog i Psychoterapeuta przeprowadza oraz dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych, a w tym celu:
   1. pseudonimizacja,
   2. szyfrowanie danych osobowych,
   3. środki cyberbezpieczeństwa wpływające na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
   4. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Psycholog i Psychoterapeuta dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Psycholog i Psychoterapeuta stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty.
   1. Psycholog i Psychoterapeuta zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
   2. Psycholog i Psychoterapeuta kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
   3. Psycholog i Psychoterapeuta przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Psycholog i Psychoterapeuta analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
   4. Psycholog i Psychoterapeuta ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania, jak również Psycholog i Psychoterapeuta ustala przydatność oraz stosuje takie środki jak:
3. Psycholog i Psychoterapeuta stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Psychologa i Psychoterapeutę dla tych obszarów.
4. Psycholog i Psychoterapeuta stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie maksymalnie siedemdziesięciu dwóch godzin od ustalenia naruszenia.

§ 14

DALSI PRZETWARZAJĄCY

1. Psycholog i Psychoterapeuta posiada zasady doboru i weryfikacji dalszych przetwarzających dane na rzecz Psychologa i Psychoterapeuty, a opracowane w celu zapewnienia, aby owi przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Psychologu i Psychoterapeucie.
2. Psycholog i Psychoterapeuta przyjął minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych, stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki: „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych” – wersja oznaczona jako „a”, natomiast dodatkowo z uwagi na specyfikę pracy Psychologa i Psychoterapeuty i konieczność przeprowadzania superwizji wprowadza się także: „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych – superwizja”, wersja wzoru umowy oznaczona jako „b”.
3. Psycholog i Psychoterapeuta rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.

§ 15

EKSPORT DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Psycholog i Psychoterapeuta rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. to: Unia Europejska, Islandia, Liechtenstein i Norwegia), o ile taki eksport danych następuje. Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Psycholog i Psychoterapeuta okresowo weryfikuje zachowania w sieci internet.

§ 16

DBANIE O PRYWATNOŚĆ W RAZIE PLANOWANIA ZMIAN ORGANIZACYJNYCH

Psycholog i Psychoterapeuta zarządza planowaną zmianą w gabinecie Psychologa i Psychoterapeuty mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Psychologa i Psychoterapeutę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i zasad minimalizacji przetwarzania danych, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od samego początku projektu lub inwestycji. 

§ 17

OBOWIĄZYWANIE

Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych obowiązuje od dnia 12 października 2024 roku. 

Psycholog i Psychoterapeuta: Maria Chełkowska-Zacharewicz